L’intelligence artificielle est en train de radicalement changer le monde du travail, notamment dans le domaine administratif. En automatisant les tâches répétitives et chronophages, l’IA permet déjà aux professionnels les plus innovants de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Dans cet article, nous explorons comment l’IA peut accélérer et faciliter le travail administratif dans divers rôles au sein d’une entreprise.
« Les outils d’IA générative peuvent vous aider dans vos tâches administratives quotidiennes. Osez faire le pas, mettez l’IA à l’épreuve! Avec un peu de créativité, vous contribuerez ainsi à rendre l’administration plus innovante », peut-on lire dans « l’Aide-mémoire pour l’utilisation de l’IA au sein de l’administration fédérale » du canton de Berne (Suisse).
L’IA n’est plus une technologie futuriste réservée aux grandes entreprises technologiques ; elle est désormais accessible à toutes les organisations, grandes et petites. Des tâches simples comme la gestion des e-mails aux processus complexes comme l’analyse de données, l’IA transformera à jamais la manière dont nous travaillons. Mais pour tirer pleinement parti de cette technologie, il est important de comprendre comment l’intégrer efficacement dans les opérations quotidiennes. Cet article explore comment maîtriser véritablement l’IA pour optimiser le travail administratif.
Sections principales couvertes par l’article :
- Automatisation de la gestion des documents
- Gestion des e-mails
- Planification et organisation
- Analyse de données
- Automatisation des ressources humaines
- Service client
- Utilisation de ChatGPT et optimisation des prompts
- Études de cas et témoignages
Automatisation de la gestion des documents
La gestion des documents est une tâche clé, mais souvent fastidieuse pour les administrateurs. Historiquement, le classement, le stockage et la recherche de documents nécessitent beaucoup de temps et d’efforts. Cependant, avec des outils standards comme ParseHub et DocuSign combinés à des plateformes telles que Notion AI, l’IA peut automatiser l’extraction de données et la gestion des signatures électroniques, améliorant ainsi l’efficacité. Ces outils permettent de saisir et analyser rapidement et avec précision de grandes quantités de données, libérant ainsi du temps pour des tâches plus stratégiques.
ParseHub est un outil de web scraping qui utilise des algorithmes avancés pour récupérer des informations de sites web et de documents. Cet outil est particulièrement utile pour les professionnels de l’administration qui doivent traiter de grandes quantités de données structurées. Par exemple, une entreprise peut utiliser ParseHub pour extraire des informations sur les fournisseurs à partir de différents sites web et les stocker dans une base de données centralisée.
De son côté, DocuSign facilite la gestion des contrats et des accords en ligne. Il permet aux utilisateurs de signer électroniquement des documents, éliminant ainsi le besoin d’imprimer, de signer et de scanner des documents physiques. Cela non seulement accélère le processus de signature, mais réduit également les erreurs humaines et améliore la sécurité des documents. Selon une étude de DocuSign, cette technologie permet de rationaliser et d’automatiser le cycle de vie des contrats en intégrant des systèmes comme Salesforce pour automatiser les tâches chronophages.
Un autre outil notable est Notion AI, qui combine la prise de notes, la gestion de tâches et la collaboration en équipe. Cet outil utilise l’IA pour organiser les notes et les documents de manière intelligente, facilitant ainsi la recherche et la récupération d’informations. Notion AI peut également générer des résumés de réunions et des listes de tâches basées sur les notes prises, ce qui permet aux équipes de rester organisées et productives.
Gestion des e-mails
La gestion des e-mails est une autre tâche où l’IA peut faire des merveilles. Les professionnels administratifs passent en moyenne 28 % de leur semaine de travail à lire et à répondre aux e-mails, selon une étude de McKinsey. Des outils comme EmailTree automatisent la réponse et le tri des e-mails, facilitant ainsi la communication quotidienne. Selon Unite.ai, « EmailTree est conçu pour rationaliser la communication par e-mail et automatiser les tâches répétitives », ce qui permet d’améliorer la productivité.
EmailTree utilise des algorithmes de traitement du langage naturel (NLP) pour analyser le contenu des emails et générer des réponses automatiques en fonction du contexte. Par exemple, si un client envoie une demande de support, EmailTree peut automatiquement répondre avec des solutions possibles basées sur les connaissances précédemment apprises. Cela non seulement accélère le temps de réponse, mais assure également que les réponses sont cohérentes et précises. L’outil peut organiser les e-mails en catégories. Les utilisateurs peuvent définir des règles spécifiques pour trier les e-mails, comme déplacer automatiquement les factures dans un dossier dédié ou marquer les e-mails urgents pour une attention immédiate.
Monica est une boîte à outils IA proposant également la fonction d’assistance aux e-mails, bien que cette dernière soit moins complète que celle d’EmailTree. Selon une étude de Monica, les utilisateurs ont constaté une réduction de 50 % du temps passé à gérer leurs e-mails grâce à cette technologie.
ChatGPT pour Gmail est une extension Google chrome qui utilise l’IA pour optimiser et automatiser les e-mails. En intégrant ChatGPT directement dans Gmail, les utilisateurs peuvent générer des réponses, synthétiser des e-mails longs en résumés concis, traduire des textes et même optimiser le ton et la clarté des messages. Cela permet de gérer efficacement les communications, surtout dans des environnements de travail multiculturels où la barrière de la langue peut être un obstacle.
Planification et organisation
Pour la planification et l’organisation, des outils comme ClickUp AI et Trello sont essentiels. Ces plateformes utilisent l’IA pour optimiser la gestion des projets et des tâches.
ClickUp AI est une plateforme de gestion de projet tout-en-un qui intègre des fonctionnalités d’IA pour automatiser la planification des tâches et des projets. Par exemple, ClickUp AI peut analyser les délais des projets et suggérer des modifications de calendrier pour éviter les conflits et maximiser l’efficacité. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les équipes travaillant sur plusieurs projets simultanément, car elle permet de visualiser l’ensemble des tâches et de s’assurer qu’elles sont alignées avec les objectifs de l’entreprise.
Trello, bien connu pour ses tableaux Kanban, utilise désormais l’IA pour améliorer la gestion des tâches. Avec des intégrations comme Butler, Trello peut automatiser les tâches répétitives, comme déplacer des cartes entre différentes colonnes en fonction de critères spécifiques. Par exemple, une carte représentant une tâche peut être automatiquement déplacée de la colonne « À faire » à « En cours » lorsqu’elle est assignée à un membre de l’équipe. Cette automatisation réduit le besoin d’interventions manuelles et permet aux équipes de se concentrer sur des tâches plus critiques. Quant à la partie IA générative, Trello propose désormais un bouton permettant d’interagir avec l’IA afin de résumer des sections, produire du texte ou faire des brainstormings.
Reclaim est un autre outil de planification qui utilise l’IA pour optimiser les calendriers professionnels. En analysant les priorités des tâches et les habitudes de travail des utilisateurs, Reclaim propose des créneaux horaires optimaux pour accomplir chaque tâche. Cela permet de minimiser les interruptions et de maximiser la productivité. Selon une étude de Reclaim, les utilisateurs ont constaté une augmentation de 20-30 % de leur productivité grâce à une meilleure gestion du temps.
Analyse de données
Les systèmes d’analyse de données basés sur l’IA, tels que Google Cloud AI et Konfuzio, permettent de traiter des volumes de données beaucoup plus importants et de dégager des insights précieux. Comme l’indique Google Cloud, « l’analyse de données basée sur l’IA consiste à simplifier et ajuster les tendances, et à dégager des insights pour les analystes de données ».
Google Cloud AI offre une suite d’outils d’analyse de données qui utilisent l’IA pour automatiser la collecte, le traitement et l’analyse des données. Par exemple, BigQuery, une solution de Google Cloud, permet aux entreprises de traiter plusieurs pétaoctets de données en quelques secondes. Cette puissance de traitement est particulièrement utile pour les grandes entreprises qui doivent analyser des données provenant de diverses sources, comme les ventes, les opérations et le marketing.
Konfuzio est spécialisé dans l’analyse multilingue des documents. Il utilise des algorithmes d’apprentissage automatique pour extraire des informations pertinentes de documents dans plusieurs langues, ce qui est particulièrement avantageux pour les entreprises internationales. Par exemple, une entreprise multinationale peut utiliser Konfuzio pour analyser des contrats juridiques dans différentes langues et identifier des clauses spécifiques sans avoir à traduire manuellement chaque document.
Julius AI est un outil d’analyse (compatible avec Microsoft Excel qui plus est) qui permet aux utilisateurs de lire et d’interpréter des documents et des données de manière avancée. Il offre des fonctionnalités d’analyse sophistiquées, telles que la régression et l’analyse de clusters, qui permettent d’identifier des tendances et des modèles cachés dans les données. Selon AI Explorer, Julius peut créer des graphiques et des diagrammes saisissants qui rehaussent la visualisation des données, faisant de lui le compagnon IA idéal pour une large gamme d’analyses, notamment depuis Excel.
Automatisation des ressources humaines
L’IA peut également désormais soulager les ressources humaines. Des outils comme SAP SuccessFactors et Workday automatisent le processus de recrutement et la gestion des talents. Selon SAP, « l’automatisation du recrutement peut alléger la charge administrative en automatisant la livraison et la réception des documents nécessaires ».
SAP SuccessFactors utilise l’IA pour simplifier le processus de recrutement en automatisant la présélection des candidats, la planification des entretiens et la gestion des offres d’emploi. Par exemple, l’outil peut analyser des milliers de CV et identifier les candidats les plus qualifiés en quelques secondes. Cela permet aux recruteurs de se concentrer sur l’évaluation des compétences et des qualifications des candidats, plutôt que de passer du temps à trier manuellement les CV.
Workday offre une suite complète de solutions de gestion des ressources humaines qui intègrent l’IA pour améliorer la gestion des talents. L’outil utilise des algorithmes prédictifs pour identifier les employés à haut potentiel et suggérer des parcours de développement professionnel adaptés. Par exemple, si un employé montre des compétences exceptionnelles en leadership, Workday peut recommander des formations spécifiques pour renforcer ces compétences et préparer l’employé à des rôles de gestion.
Textio est un autre outil d’IA qui aide les entreprises à rédiger des descriptions de poste inclusives et attractives. En utilisant des données linguistiques et des algorithmes d’apprentissage automatique, Textio analyse les descriptions de poste et propose des améliorations pour attirer un public diversifié.
Service client
L’IA améliore également le service client. Des plateformes comme Salesforce Service Cloud et Freshdesk utilisent l’IA pour automatiser et personnaliser les interactions avec les clients. Comme le souligne Salesforce, « l’IA accroît la productivité des équipes et garantit des réponses pertinentes dans le cadre d’une expérience client personnalisée ».
Salesforce Service Cloud utilise désormais l’IA pour analyser les interactions avec les clients et fournir des recommandations en temps réel aux agents du service client. Par exemple, si un client pose une question complexe, l’IA peut suggérer des réponses basées sur des interactions précédentes et des données de la base de connaissances. Cela permet aux agents de répondre rapidement et précisément, améliorant ainsi la satisfaction client.
Freshdesk offre des fonctionnalités d’automatisation des tickets de service client, permettant aux entreprises de traiter les demandes de manière plus efficace. Par exemple, Freshdesk peut automatiquement classer les tickets en fonction de leur priorité et les assigner aux agents appropriés. Cela réduit les temps de réponse et assure que les demandes urgentes sont traitées en premier. Selon une étude de Freshworks, les entreprises qui utilisent Freshdesk ont constaté une réduction de 34 % du temps de traitement moyen grâce à l’amélioration de la vitesse et de la qualité par l’IA, 56 % de temps économisé avec la synthèse des conversations et 61 % de réduction du temps d’administration grâce à l’utilisation de l’IA pour générer des contenus de solutions et des variantes de bots.
Utilisation de ChatGPT et optimisation des prompts
ChatGPT d’OpenAI est basé sur les modèles GPT, qui sont à la base de nombreux outils d’IA utilisés pour optimiser les tâches administratives. Si vous préférez utiliser ChatGPT pour vos tâches, il est alors essentiel de comprendre comment formuler des prompts efficaces pour tirer pleinement parti de ses capacités.
Comment formuler des prompts efficaces ?
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Soyez spécifique : formulez des questions ou des instructions directes, claires et précises.
- Exemple : Au lieu d’écrire « Aide-moi à rédiger un e-mail de réunion pour lundi 10h », écrivez plutôt « Rédige un e-mail pour informer l’équipe de la réunion de lundi à 10h ».
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Contextualisez : donnez à ChatGPT le contexte nécessaire pour comprendre la tâche.
- Exemple : « Rédige une réponse à un client insatisfait en utilisant un ton professionnel et empathique ».
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Utilisez des exemples : fournissez des exemples ou des modèles pour guider la réponse.
- Exemple : « Voici un exemple d’e-mail de suivi de projet, peux-tu en rédiger un similaire pour notre projet X ? »
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Précisez le ton : indiquez le ton à utiliser dans la réponse.
- Exemple : « Rédige une réponse formelle à cette demande de partenariat ».
L’utilisation efficace des prompts permet de maximiser les capacités de ChatGPT et d’assurer des interactions plus fluides et productives. C’est un outil à ne pas oublier puisque tout « part de lui ».
Études de cas et témoignages
De nombreuses études de cas montrent l’impact positif de l’IA sur le travail administratif. Par exemple, un rapport d’OBVIA décrit des cas concrets d’utilisation de l’IA dans les organisations publiques de pays de l’OCDE. Ces études démontrent que l’IA peut améliorer la qualité et l’efficacité du travail administratif dans divers contextes.
Une étude menée par Polytechnique Insights a montré que l’IA peut réduire les coûts opérationnels en automatisant les tâches administratives. Par exemple, une entreprise de logistique a utilisé des algorithmes d’IA pour optimiser la planification des livraisons, réduisant ainsi les coûts de transport et améliorant la satisfaction des clients. « La catégorie professionnelle des emplois de bureau peu qualifiés sera particulièrement affectée par l’IA, puisque 82 % des tâches pourraient être confiées à des bots », révèle l’article.
Dans le secteur privé, de nombreuses entreprises ont adopté l’IA pour améliorer la gestion des ressources humaines. Grâce à des outils d’IA comme Workday, elles ont pu automatiser le processus de recrutement, réduire le temps de traitement des candidatures et améliorer la rétention des talents. Un responsable des ressources humaines d’une société souhaitant rester anonyme témoigne à Trust My Science : « L’IA nous a permis de nous concentrer sur l’aspect humain de notre travail, en nous libérant des tâches administratives répétitives ».
Pour citer un autre exemple de l’utilisation de l’IA dans les administrations publiques : elle peut améliorer la transparence et l’efficacité des processus administratifs. Par exemple, une municipalité a utilisé des algorithmes d’IA pour analyser les demandes de permis de construire, réduisant ainsi le temps de traitement de plusieurs semaines à quelques jours.
Enfin, un rapport de Sciences Po a exploré l’impact de l’IA sur le marché du travail. L’étude a révélé que l’IA peut créer de nouvelles opportunités d’emploi en automatisant les tâches routinières et en permettant aux employés de se concentrer sur des tâches plus complexes et créatives. « Si l’automatisation, l’IA et la robotique peuvent remplacer les travailleurs dans des tâches qu’ils effectuaient auparavant, la réduction des coûts de production, l’augmentation de l’accumulation de capital et l’accroissement de la productivité des machines pourraient compenser ce phénomène. En outre, la création de nouvelles tâches peut directement contrebalancer le déplacement initial d’emplois. Ce cadre met l’accent sur le rôle des entreprises, des travailleurs et d’autres acteurs de la société pour décider de la vitesse et de la nature des progrès de l’automatisation et de la création de nouvelles tâches », peut-on lire.