Un progiciel de gestion intégré, ou PGI (appelé aussi ERP pour Enterprise Resource Planning), est une solution logicielle qui permet de gérer l’ensemble des processus et des ressources d’une entreprise. Comptabilité, ressources humaines, stocks, approvisionnement, distribution, sont tout autant de tâches que peut gérer un tel logiciel. Il permet de relier entre elles toutes les ressources, de manière à optimiser chaque processus opérationnel, tant dans sa mise en œuvre qu’en matière de rendement. Et sur ce dernier point, les ERP basés sur le cloud s’avèrent particulièrement intéressants.
Qu’il soit utilisé en mode cloud ou sur site (c’est-à-dire au sein même du datacenter de l’entreprise), l’ERP réunit toutes les données opérationnelles et transactionnelles de l’entreprise dans une seule et même base de données. Cette base devient dès lors l’unique source de données de l’ensemble des services de l’entreprise — ce qui offre un certain gain de temps et évite au passage d’éventuelles erreurs qui pourraient survenir lors de l’échange d’informations entre les services.
Un logiciel ERP performant doit proposer tous les modules nécessaires à l’activité de l’entreprise, des plus communs (tels que la gestion des ressources humaines, la comptabilité et la gestion de la relation client) aux plus spécifiques, comme un module de gestion de chaîne logistique, de planification des ressources essentielles à la production ou encore de gestion du cycle de vie des produits. Un logiciel ERP reste toutefois un investissement coûteux, chronophage (le temps de sa mise en place et de la formation des collaborateurs) et particulièrement gourmand en ressources. Un ERP en mode cloud permet de limiter ces inconvénients.
Interconnecter les services pour augmenter la productivité
Lorsque son périmètre fonctionnel est bien adapté à l’activité et aux besoins d’une entreprise, un ERP contribue incontestablement à sa réussite, en améliorant ses performances tout en réduisant les coûts opérationnels. Pour commencer, il permet d’optimiser l’ensemble des processus de gestion en partageant les données et documents pertinents entre toutes les parties concernées ; ainsi, les employés ne perdent plus de temps à rechercher ou valider une information. Par exemple, la commande passée par un client sera répercutée immédiatement et automatiquement sur le service financier et sur la gestion des stocks et/ou la production — un système intégré qui permet de réduire le risque d’erreurs et de doublons.
Cette interconnexion des services est d’autant plus concrète que tous les processus sont réunis sous une seule et même interface, permettant un accès simple et rapide à l’ensemble des données. Cette vision globale permet notamment d’offrir des services client et après-vente plus efficaces et plus réactifs. Cette base partagée permet en outre de générer plus rapidement des rapports de performance des différents processus et d’identifier aisément les points à améliorer. Certains ERP intègrent même des outils d’aide à la décision !
Enfin, grâce à un tel progiciel, les employés sont libérés de certaines tâches redondantes et chronophages (saisie, facturation, rapports, etc.) et peuvent se consacrer à des tâches de plus forte valeur ajoutée. L’ERP offre donc énormément d’avantages, à la condition de choisir la solution adaptée : un progiciel peut s’avérer surdimensionné (et donc trop complexe pour être pleinement exploité), ou au contraire, ne pas couvrir l’ensemble des besoins. Il est donc essentiel de bien définir les besoins de son entreprise avant de faire son choix.
Le Cloud pour plus de flexibilité et de mobilité
L’ERP en mode cloud offre plusieurs avantages par rapport à un ERP sur site, à commencer par une amélioration des performances. En effet, héberger son ERP nécessite une solide et puissante infrastructure informatique, qu’il faut potentiellement faire évoluer à mesure que la base de données grandit. Le fait de délocaliser l’ERP dans le cloud — que ce soit sur la plateforme de l’éditeur du logiciel ou d’un prestataire tiers — permet ainsi de libérer les ressources informatiques de l’entreprise (et leur puissance de calcul), qui seront dès lors plus efficaces. Il devient par ailleurs inutile d’investir dans du matériel coûteux pour améliorer son infrastructure.
Et ce ne sera pas la seule économie réalisée ! Les ERP en mode cloud fonctionnent généralement sur la base d’une facturation mensuelle, selon le nombre d’utilisateurs et les modules utilisés ; on ne paye que les ressources consommées. En d’autres termes, l’entreprise bénéficie véritablement d’un service « à la carte », qui peut en outre évoluer et s’adapter rapidement aux changements ; il est en effet simple et rapide d’augmenter (ou réduire) les capacités de stockage allouées selon les besoins réels. Pas de maintenance ni de mises à jour à effectuer régulièrement : tout est pris en charge par l’exploitant.
Autre avantage et non des moindres : la mobilité. Comme toute autre ressource hébergée dans le cloud, l’ERP sera par nature accessible depuis n’importe où et depuis n’importe quel appareil (ordinateur portable, tablette ou smartphone). On y accède simplement via un navigateur, comme pour une page web. Les collaborateurs disposent ainsi de toutes les capacités de leur outil de gestion, qu’ils soient chez la clientèle ou lors de leurs déplacements et même s’ils travaillent à domicile.
Différents types d’ERP cloud
À noter que la plupart des ERP cloud fonctionnent en mode SaaS (Software as a Service) : les ressources sont mutualisées entre plusieurs clients (qui utilisent la même instance du logiciel). Ces ERP ne sont donc pas personnalisables, et ne proposent souvent que les modules de base, car ils doivent répondre à des besoins très variés — à moins que l’éditeur ne propose en parallèle le développement de modules spécifiques complémentaires. Certains éditeurs proposent également le modèle « SaaS single tenant », dans lequel chaque client dispose de sa propre instance de l’ERP. Ces deux types d’ERP SaaS sont généralement hébergés sur un cloud public, géré par un autre prestataire (Microsoft Azure, AWS, GCP, etc.).
Parce que certaines entreprises rechignent à l’idée de délocaliser leurs données dans le cloud, elles peuvent opter pour des ERP dits hybrides, qui combinent un ERP sur site et des modules en mode SaaS. La partie sur site est alors dédiée aux fonctions plus spécifiques et/ou à des modules associés à des données considérées comme sensibles. Investissement initial réduit, flexibilité accrue et technologies à jour, voilà en résumé les atouts de l’ERP cloud. Sans oublier que le client bénéficie généralement de garanties en matière de reprise après sinistre. Tranquillité d’esprit assurée.