Avez-vous déjà travaillé dans une Huddle Room ? D’ailleurs, savez-vous ce que c’est ? Si vous ne connaissez peut-être pas le terme, vous en avez sûrement déjà vues et/ou utilisées. Brièvement, une Huddle Room est une petite salle de réunion équipée des dernières technologies interactives. Elle peut aussi servir de salle de formation à distance grâce à un écran interactif, une webcam et des logiciels adaptés.
Un certain nombre d’entreprises proposent des technologies conçues spécifiquement pour ce type de salles de réunion. En effet, il s’agit d’un marché en croissance car la quantité d’employeurs « high-tech », même chez les startup, s’équipent de plus en plus, et de mieux en mieux, dans le but d’optimiser au maximum l’efficacité au travail, et plus précisément les réunions à comité restreint, en Huddle Room par exemple.
Les petites salles de réunion offrent des espaces privés beaucoup plus propices à la collaboration en petits groupes qu’une grande salle de conférence, qui pourrait devoir être partagée par plusieurs groupes se réunissant simultanément, et qui subit une forte demande (peu disponible). Bénéficier de salles plus petites et disponibles en plus grand nombre, permet de jouir d’un espace restreint, plus intime, et également de s’assurer de la participation des participants.
Dans une Huddle Room, il est bien entendu possible de faire participer davantage de personnes grâce aux technologies de téléconférence, d’augmenter la taille effective du groupe et de connecter éventuellement plusieurs espaces de réunion, sur site ou à différents endroits.
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Comme vous l’aurez compris, une Huddle Room permet non seulement d’isoler un groupe de travail restreint, ce qui représente un avantage significatif surtout dans des bureaux de type open space, mais elle est aussi censée être équipée de technologies interactives efficaces, permettant ainsi d’augmenter le rendement, et de faire en sorte que les participants aient envie d’y retourner.
Il est donc indispensable qu’une telle salle de réunion soit bien équipée. Viser les dernières technologies prometteuses dans le domaine peut être une bonne stratégie.
Mais alors, de quoi devrait être équipée une Huddle Room ? Voici une petite liste non exhaustive :
- Une petite table et des chaises confortables (évidemment)
- Un tableau blanc (avoir la possibilité de rapidement noter quelque chose peut toujours être nécessaire, même dans les salles les mieux équipées)
- Un dispositif de vidéoconférence
- Un système interactif muni d’outils collaboratifs (logiciels)
- Un écran haute définition (HD ou plus), et s’il est interactif, c’est encore mieux
Concernant la plupart des points ci-dessus, il existe un grand nombre de fournisseurs capables de satisfaire aisément ces attentes. Par contre, il est nécessaire de préciser que pour une Huddle Room, aujourd’hui, ce sont surtout les deux derniers points qui vont faire la différence, et plus particulièrement le type d’écran qui sera mis à disposition. C’est là que l’écran interactif entre en jeu, permettant d’exploiter au maximum les avantages d’une Huddle Room.
Découvrez une Huddle Room toute équipée en vidéo.
Les avantages d’un écran interactif
Quels sont les différents avantages d’un écran tactile ? Ils sont bien entendu nombreux, mais voici les 5 principaux :
1. Augmenter l’engagement dans le travail collaboratif
Une telle technologie permet en premier lieu d’éviter les présentations monotones et « à sens unique », qui n’impliquent pas ou que très peu les différents participants, avec peu voire aucune possibilité d’apporter des modifications ou des idées en cours de route par exemple. Les différents fichiers peuvent être facilement partagés, consultés, modifiés et sauvegardés depuis l’écran interactif. Les responsables de réunion peuvent mettre l’accent sur des éléments en temps réel, c’est-à-dire apporter des modifications à n’importe quel sujet d’actualité à mesure que les différents participants commentent.
2. Booster la communication
Un écran interactif permet non seulement de partager des fichiers avec les participants, mais aussi de partager facilement l’écran avec des interlocuteurs distants. Ainsi, tout le monde a exactement les mêmes informations, et tous les membres de l’équipe sont synchronisés. À la fin de la réunion ou de la présentation, le responsable de la réunion peut rapidement envoyer par courrier électronique (ou autre) ou imprimer, tout ce qui a été abordé au cours de la session interactive.
3. Annoter efficacement les documents
Contrairement au partage de documents, les utilisateurs d’écrans tactiles interactifs peuvent apporter des modifications persistantes et efficaces aux documents au cours de la session. Les outils fournis avec de telles technologies peuvent permettre la modélisation 3D, la création d’hyperliens, l’intégration de liens vidéo ainsi que d’autres applications permettant d’améliorer la communication et de renforcer la qualité des documents.
4. Une plus grande gamme de partage de données et d’interconnectivité, avec possibilité de connectivité mobile
Avec le matériel adéquat, les utilisateurs peuvent connecter un écran interactif à des appareils intelligents munis du système iOS et Android, avec une seule application (ou plutôt bibliothèque d’applications). Cela se traduit par un plus grand éventail de partage de données et d’interconnectivité.
5. L’information est disponible à portée de main avec la technologie tactile
La plupart des technologies tactiles proposent de travailler avec un ou plusieurs doigts, afin d’exécuter en un seul geste, différents types de commandes de navigation. Aucune souris n’est nécessaire, pas de pointeurs et pas de taches d’encre partout.
Choisir le bon matériel
Vous l’avez donc probablement déjà déduit : en Huddle Room, il est non seulement indispensable de disposer de bonnes technologies numériques, y compris d’un écran interactif si possible, mais surtout de choisir des produits de qualité, fonctionnels, et d’actualité.
Si l’on devait imaginer un slogan général pour les écrans tactiles en Huddle Room, ça pourrait simplement être quelque chose du genre « l’écran interactif tactile au service de la collaboration ». Oui, un écran interactif tactile dans un tel cadre, est surtout là pour encourager et « servir » la collaboration, en apportant un support matériel à haute valeur ajoutée.